System kontroli wewnętrznej w Łużyckim Banku Spółdzielczym
w Lubaniu będącym uczestnikiem Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS.

I CELE I ORGANIZACJA SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 1

Cele Systemu Kontroli Wewnętrznej

W  Łużyckim  Banku  Spółdzielczym  w Lubaniu  zwanym  dalej  ŁBS  w  Lubaniu  lub  Uczestnikiem funkcjonuje system kontroli wewnętrznej, którego celem, zgodnie z art. 9c, ust. 1 Prawa bankowego, jest zapewnienie:

1. skuteczności i efektywności działania;
2. wiarygodność sprawozdawczości finansowej;
3. przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem;
4. zgodności działania z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi. 

§ 2

Zasady funkcjonowania Systemu Kontroli Wewnętrznej

System kontroli wewnętrznej funkcjonujący w ŁBS w Lubaniu oparty jest o rozwiązania wynikające z:

1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe;
2. ustawy z dnia 7 grudnia 2000 r. o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających,  zwanej w dalszej części „Ustawą”;
3. rozporządzenia  Ministra  Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 8 czerwca 2021 roku w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz polityki wynagrodzeń w bankach,    zwanego w dalszej części „rozporządzeniem”;
4. Rekomendacji  H  Komisji  Nadzoru  Finansowego  dotyczącej  systemu  kontroli  wewnętrznej  w bankach;
5. innych  powszechnie  obowiązujących  przepisów  prawa  oraz  dobrych  praktyk  w  zakresie  funkcji audytu oraz systemu kontroli wewnętrznej.

§ 3

Funkcja kontroli

1. Na funkcję kontroli składają się:
   1) mechanizmy kontrolne;
   2) niezależne monitorowanie przestrzegania mechanizmów kontrolnych;
   3) raportowanie w ramach funkcji kontroli.
2. ŁBS w Lubaniu przypisuje kluczowe mechanizmy kontrolne co najmniej procesom istotnym.
3. ŁBS w Lubaniu zapewnia dokumentację funkcji kontroli w szczególności przez:
   1) rejestrowanie każdej operacji, transakcji, produktu i usługi oraz opis systemu, procesu, struktury organizacyjnej;
   2) opis,  w  formie  matrycy  funkcji  kontroli,  powiązania  celów,  o  których  mowa  w  §  1, z procesami w działalności Banku, które przez ŁBS w Lubaniu zostały uznane za istotne, oraz kluczowymi  mechanizmami  kontrolnymi  i  niezależnym  monitorowaniem  przestrzegania  tych mechanizmów kontrolnych.

§ 4

Struktura Systemu Kontroli Wewnętrznej

1. Funkcjonujący  w  Systemie  Ochrony  system  kontroli  wewnętrznej  zorganizowany  jest na trzech niezależnych poziomach:
   1)Poziom  I  to  funkcja  zarządzania  ryzykiem  w  działalności  operacyjnej  Uczestnika  oraz Spółdzielni;
   2)Poziom  II  to co  najmniej  Stanowisko  ds.  Zgodności  oraz  inne  komórki  organizacyjne w strukturach  Uczestnika,niezależne od procesu zarządzania ryzykiem na Poziomie I.  Kontrole Poziomu  II  uwzględniają  także  monitorowanie  ryzyka  Uczestników  przez  Spółdzielnię (monitorowanie systemowe);
   3)Poziom III to funkcja audytu wewnętrznego realizowana przez Spółdzielnię.
2. Schemat Struktury Systemu Kontroli Wewnętrznej w Systemie Ochrony został przedstawiony w Załączniku nr 1.

§ 5

Kontrola realizowana na Poziomie I

1. Kontrola na Poziomie I jest realizowana we własnym zakresie przez Uczestnika.
2. Celem kontroli realizowanej na Poziomie I jest zapewnienie zgodności wykonywanych czynności z procedurami wewnętrznymi, a także bieżące reagowanie na stwierdzone nieprawidłowości oraz monitorowanie mechanizmów  kontrolnych.Kontrola  ta obejmuje  stanowiska,  grupy  ludzi  lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych tej funkcji.
3. Kontrola  sprawowana  jest  w  zakresie  jakości i  poprawności  wykonywanych  czynności  przez każdego pracownika oraz dodatkowo przez osoby z nim współpracujące i jego bezpośredniego przełożonego  oraz  wszystkie osoby,  którym  czynności  kontrolne wyznaczono  w  zakresach obowiązków.
    

§ 6

Kontrola realizowana na Poziomie II

1. Kontrola na Poziomie II jest realizowana we własnym zakresie przez Uczestnika.
2. Kontrola   realizowana   na Poziomie  II  to czynności  kontrolne  realizowane  przez specjalnie dedykowane do tego stanowiska lub komórki organizacyjne Uczestnika, niezależne od zarządzania ryzykiem i kontroli wykonywanych na Poziomie I, z zachowaniem zasady braku konfliktu interesów w realizacji czynności kontrolnych.
3. Kontrola, o której mowa w ust. 1 ma charakter ciągły i kompleksowy. Celem kontroli realizowanej na Poziomie II jest ocena skuteczności mechanizmów kontrolnych na Poziomie I i Poziomie II oraz ocena prawidłowości przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w działalności Uczestnika.
4. Spółdzielnia realizuje także czynności kontrolne II Poziomu w stosunku do ŁBS Lubań w zakresie monitorowania  poziomu  ryzyka  w  ujęciu systemowym.  Kontrola  ta  nie  zwalnia  ŁBS Lubań  z realizacji czynności kontrolnych i nadzorczych w zakresie zarządzania ryzykiem.
5. W strukturach Uczestnika działają adekwatne mechanizmy zapewniające niezależność Stanowiska ds.Zgodności.

§ 7

Kontrola realizowana na Poziomie III

1. Kontrola   realizowana   na   Poziomie  III  to funkcja  audytu  wewnętrznego  (audyt wewnętrzny) realizowana   przez   Pion   Audytu Spółdzielni,   która ma za zadanie badanie i ocenę,  w  sposób  niezależny  i  obiektywny, adekwatności  i  skuteczności  systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej Uczestników i Spółdzielni.
2. Audyt wewnętrzny polega na okresowym badaniu, ocenie i doskonaleniu istniejących wdrożonych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz ich praktycznego stosowania. Audyt wewnętrzny ocenia zarówno zaprojektowanie jak i efektywność kontroli realizowanych na Poziomie I i II, a także ocenia skuteczność i adekwatność systemu zarządzania ryzykiem. 
3. W  strukturach  Spółdzielni  działają  adekwatne mechanizmy  zapewniające  niezależność funkcji audytu wewnętrznego. 4.Zasady organizacji  i  realizacji  audytu  wewnętrznego są  uregulowane  w  Załączniku  nr  11  do Umowy Systemu Ochrony.

II ODPOWIEDZIALNOŚĆ   ORGANÓW   ZARZĄDZAJĄCYCH   I   NADZORUJĄCYCH ZA ZAPROJEKTOWANIE, WPROWADZENIE ORAZ ZAPEWNIENIE SKUTECZNEGO I ADEKWATNEGO SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 8

Zarząd Uczestnika

1. Do obowiązków Zarządu Uczestnika należy zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnianie we wszystkich jednostkach organizacyjnych, komórkach organizacyjnych i  stanowiskach  organizacyjnych Banku  funkcjonowania  adekwatnego  i  skutecznego  systemu kontroli     wewnętrznej,     który     obejmuje     funkcję     kontroli,     Stanowisko ds.Zgodności.
2. Zarząd  Uczestnika  zapewnia  niezależność  Stanowisku  ds.  Zgodności  oraz  zapewnia  środki finansowe niezbędne do wykonywania zadań oraz systematycznego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji pracownika na tym stanowisku.
3. Zarząd  Uczestnika  zapewnia  funkcjonowanie  systemu  kontroli  wewnętrznej  w  podmiotach zależnych.
4. Zarząd Uczestnika podejmuje działania mające na celu zapewnienie ciągłości działania systemu kontroli   wewnętrznej,   w tym   właściwej   współpracy   wszystkich   pracowników w ramach funkcji kontroli oraz współpracy ze Stanowiskiem ds.Zgodności oraz Spółdzielnią w ramach  realizacji  funkcji  audytu wewnętrznego,  a  także  zapewnienie  dostępu  pracownikom realizującym te funkcje do niezbędnych dokumentów źródłowych, w tym zawierających informacje prawnie chronione, w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych.
5. W  przypadku  wykrycia  nieprawidłowości  przez system  kontroli  wewnętrznej  Zarząd Uczestnika podejmuje  odpowiednie  działania w celu  usunięcia  stwierdzonych nieprawidłowości, w  tym określone środki naprawcze i dyscyplinujące.
6. W  ramach  zapewniania  przez system  kontroli  wewnętrznej  przestrzegania przepisów  prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych Zarząd Uczestnika:
   1) odpowiada za efektywne zarządzanie w Banku ryzykiem braku zgodności, rozumianym jako ryzyko skutków nieprzestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych;
   2) odpowiada  za  opracowanie Polityki  Zgodności,  zapewnienie  jej  przestrzegania i składanie  Radzie Nadzorczej Uczestnika lub  Komitetowi  Audytu Uczestnika,  jeżeli  został powołany, raportów w sprawie zarządzania ryzykiem braku zgodności;
   3) w przypadku wykrycia nieprawidłowości w stosowaniu Polityki Zgodności Zarząd Uczestnika podejmuje  odpowiednie  działania w celu  usunięcia  tych  nieprawidłowości,  w  tym środki naprawcze lub dyscyplinujące.
7. Zarząd Uczestnika,  nie  rzadziej  niż  raz  w  roku, informuje  Radę  Nadzorczą  Uczestnika o sposobie wypełnienia zadań, o których mowa w ust. 5.
8. Zarząd Uczestnika informuje Zarząd Spółdzielni o rozpoznaniu istotnych okoliczności, które mogą wpłynąć na adekwatność lub skuteczność systemu kontroli wewnętrznej Banku,jego podmiotów zależnych lub innych Uczestników.

§ 9

Rada Nadzorcza Uczestnika

1. Rada  Nadzorcza  Uczestnika  sprawuje  nadzór  nad  wprowadzeniem i  zapewnieniem funkcjonowania adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej.
2. Rada     Nadzorcza     Uczestnika     monitoruje  skuteczność  systemu  kontroli  wewnętrznej w oparciu o informacje uzyskane od:
   a) Stanowiska ds.Zgodności,
   b) Zarządu Uczestnika,
   c) Komitetu Audytu Uczestnika, jeżeli został powołany,
   d) Spółdzielni w ramach realizacji funkcji audytu wewnętrznego.
3. Rada  Nadzorcza  Uczestnika  dokonuje corocznej  oceny  adekwatności  i  skuteczności systemu kontroli wewnętrznej I  i  II  Poziomu, w tym corocznej oceny adekwatności i skuteczności funkcji kontroli oraz Stanowiska ds.Zgodności. Ocena dokonywana jest na podstawie:
   a) wyników audytu wewnętrznego w danym roku kalendarzowym,
   b) wyników kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,
   c) raportów z działalności audytu wewnętrznego SSOZ BPS,
   d) wyników niezależnego monitorowania kluczowych mechanizmów kontrolnych,
   e) innych  informacji  dotyczących adekwatności  i  skuteczności  systemu  kontroli wewnętrznej  u Uczestnika.
4. Ocena  skuteczności  i  adekwatności  realizacji funkcji  audytu  wewnętrznego  jest realizowana wyłącznie przez Radę Nadzorczą Spółdzielni.
5. Jeżeli u Uczestnika  został powołany  Komitet Audytu, Rada Nadzorcza  przeprowadza  oceny, o których mowa w ust. 3, na podstawie opinii tego Komitetu.
6. Rada Nadzorcza Uczestnika informuje Spółdzielnię o wynikach oceny, o której mowa w ust. 3.
7. W  ramach  zapewniania  przez  system kontroli  wewnętrznej  przestrzegania  przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych Rada Nadzorcza Uczestnika:
   a) nadzoruje  wykonywanie  obowiązków  przez  Zarząd  Uczestnika  dotyczących  zarządzania ryzykiem braku zgodności;
   b) zatwierdza Politykę Zgodności Uczestnika;
   c) co  najmniej  raz  w  roku ocenia stopień efektywności  zarządzania ryzykiem braku zgodności przez Uczestnika.

§ 10

Zarząd i Rada Nadzorcza Spółdzielni

1. Zarząd Spółdzielni odpowiada za zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie funkcjonowania adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej Spółdzielni,  który obejmuje funkcję audytu wewnętrznego oraz zapewnienie niezależność realizacji tej funkcji.
2. Rada Nadzorcza Spółdzielni monitoruje skuteczność funkcji audytu wewnętrznego w Systemie Ochrony na podstawie informacji uzyskanych od Zarządu Spółdzielni oraz Pionu Audytu.
3. Rada Nadzorcza  Spółdzielni dokonuje oceny adekwatności i skuteczności działania audytu wewnętrznego w Systemie Ochrony.
4. Przepisy § 8 i 9 stosuje się odpowiednio do Zarządu Spółdzielni i Rady Nadzorczej Spółdzielni w zakresie odpowiedzialności za zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie skutecznego i adekwatnego systemu kontroli wewnętrznej Spółdzielni.
5. W uzasadnionych przypadkach Zarząd Spółdzielni lub wyznaczone przez niego osoby mogą uczestniczyć w posiedzeniach organów statutowych Uczestnika.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Zarząd Spółdzielni dokonuje corocznej ogólnej oceny systemu kontroli wewnętrznej w Systemie Ochrony na podstawie:
   a) informacji przekazanych przez Uczestników, w tym corocznej oceny, o której mowa w ust.9 ust. 3.,
   b) wyników przeprowadzonych audytów,
   c) innych  informacji  dotyczących  adekwatności  i  skuteczności  systemu  kontroli  wewnętrznej Uczestnika.
2. Zarząd Spółdzielni informuje Uczestników o ocenie, o której mowa w ust.1.
3. Zarząd Spółdzielni informuje Uczestników o rozpoznanych istotnych okolicznościach, które wpływają na adekwatność lub skuteczność systemu kontroli wewnętrznej Banku lub jego podmiotów zależnych.
4. Zarząd Spółdzielni opracowuje, a Rada Nadzorcza uchwala szczegółowe wytyczne określające zasady funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, wiążące dla Uczestników oraz Spółdzielni.

Załącznik Nr 1: Schemat Struktury Systemu Kontroli Wewnętrznej Systemu Ochrony

*Kontrole wpisane w przebieg procesu, wykonywane regularnie.
**Audyty realizowane przez komórkę audytu wewnętrznego w oparciu o Plan Audytu zatwierdzony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni.